TUYỂN SINH LỚP NGHIỆP VỤ SƯ PHẠM Căn cứ quyết định số 31/QĐ-BGD&ĐT ngày 23/6/2008 …
Mối quan hệ nghiệp vụ giữa hướng dẫn viên với trưởng đoàn
Mối quan hệ nghiệp vụ giữa hướng dẫn du lịch và trưởng đoàn vừa là quan hệ đồng nghiệp vừa là quan hệ cấp trên, cấp dưới, cần phối hợp làm việc nhịp nhàng với nhau để đảm bảo mức độ thành công của chuyến du lịch. Trong đó, trưởng đoàn là người đại diện công ty lữ hành và thành viên có tiếng nói trong đoàn khách có nhiệm vụ: nhắc nhở, kiểm tra số lượng khách, quản lý hộ chiếu, giấy tờ cần thiết của du khách, giao nhiệm vụ cho hướng dẫn du lịch,…
Để xây dựng quan hệ tốt với trưởng đoàn, hướng dẫn du lịch cần phải lưu ý luôn giữ thái độ hợp tác, sự thân thiện, kính trọng cũng như không can thiệp vào công việc nội bộ trưởng đoàn. Khi xảy ra những tình huống phát sinh, hướng dẫn du lịch cần tham khảo, thống nhất ý kiến với trưởng đoàn để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất.
Trên đây, trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn đã tổng hợp thông tin về nghiệp vụ hướng dẫn du lịch đầy đủ và chi tiết nhất. Với nhu cầu du lịch tăng cao hiện nay, hướng dẫn du lịch trở thành ngành nghề được rất nhiều bạn lựa chọn. Tuy nhiên, đặc trưng công việc này yêu cầu bạn phải có những kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ du lịch vững chắc. Đồng thời, sự nhiệt huyết, đam mê và bản lĩnh cũng không thể thiếu để bạn có thể theo đuổi, phát triển trở thành một hướng dẫn du lịch chuyên nghiệp trong tương lai.
Mối quan hệ nghiệp vụ giữa hướng dẫn viên và đơn vị vận chuyển khách du lịch
Mối quan hệ giữa đơn vị vận chuyển và hướng dẫn du lịch
Chất lượng của phương tiện vận chuyển và thái độ phục vụ của tài xế có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của chương trình du lịch, sự hài lòng của khách du lịch. Trong mối quan hệ giữa nghiệp vụ hướng dẫn du lịch với đơn vị vận chuyển, người hướng dẫn du lịch tiếp xúc nhiều nhất với tài xế trong hệ thống nhà xe bao gồm: chủ xe, tài xế và phụ xế. Chính vì vậy, hướng dẫn du lịch cần phải hiểu tâm lý, hiểu tính chất công việc của người lái xe cũng như có hướng giao tiếp, ứng xử khéo léo để xây dựng quan hệ tốt với tài xế.
Giai đoạn trước khi thực hiện chương trình du lịch
Công việc cần làm trong giai đoạn trước chuyến đi tour
Các công việc trong giai đoạn trước chuyến đi du lịch vô cùng quan trọng, cần thực hiện tỉ mỉ nhằm đảm bảo hành trình du lịch của du khách diễn ra thuận lợi, suôn sẻ. Cụ thể, hướng dẫn viên sẽ tiến hành nhận bàn giao hồ sơ, chuẩn bị cho việc phục vụ khách hàng và chuẩn bị hành trang cá nhân.
Hướng dẫn viên cần phải liên hệ đến phòng điều hành của công ty lữ hành để tiến hành nhận bàn giao hồ sơ chi tiết chương trình du lịch của đoàn. Với sự phát triển công nghệ hiện đại ngày nay, một số công ty sẽ đầu tư các ứng dụng phần mềm quản lý tiện ích để bàn giao công việc cho hướng dẫn viên trực tuyến, giúp tối ưu hiệu suất công việc.
Thông thường, hướng dẫn du lịch sẽ thực hiện công việc tìm hiểu trước những thông tin cơ bản về khách hàng như: họ tên, nơi sống, độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, số lượng,… Đây đều là những thông tin giúp hướng dẫn viên có thể chuẩn bị tài liệu hướng dẫn, nắm bắt sơ bộ tâm lý khách hàng để phục vụ đoàn khách du lịch tốt nhất.
Việc chuẩn bị hành lý cá nhân cho chuyến đi sẽ được sắp xếp dựa theo đặc điểm của chương trình du lịch. Trong đó, những vật dụng hay đồ đạc trong hành lý cần phải phù hợp với chương trình, đảm bảo tính gọn gàng và đầy đủ, thể hiện sự chuyên nghiệp của một hướng dẫn du lịch.
Giai đoạn trong chuyến đi là giai đoạn thực hiện nhiều công việc nhất, yêu cầu nghiệp vụ hướng dẫn du lịch chuyên nghiệp, hướng dẫn viên tập trung, linh hoạt và nhạy bén, hạn chế tối đa những tình huống bị động. Cụ thể, những công việc chính trong giai đoạn này bao gồm: đón du khách, thực hiện lời chào đoàn, thực hiện chương trình du lịch theo lịch trình và phối hợp phục vụ đoàn khách tại cơ sở cư trú.
Đón đoàn khách du lịch là công việc đầu tiên của hướng dẫn viên trong quy trình chuyến đi. Thời điểm đón đoàn là lần gặp gỡ, tiếp xúc trực tiếp đầu tiên, nó có ảnh hưởng rất sâu sắc đến mối quan hệ giữa hướng dẫn viên và đoàn khách, góp phần rất lớn vào độ thành bại của chuyến đi. Vì lẽ đó, hướng dẫn viên cần có sự thận trọng và linh hoạt trong cách ứng xử với đoàn khách. Hướng dẫn viên cần tạo ấn tượng tốt ngay lần đầu tiếp xúc với đoàn khách.
Khi hành khách đã lên xe và ổn định chỗ ngồi, người hướng dẫn sẽ làm quen với trưởng đoàn, quan sát đoàn khách cũng như lựa chọn thời điểm thích hợp để thực hiện lời chào đoàn. Thông thường, lời chào đoàn sẽ được thực hiện khi nhận thấy khách du lịch đã sẵn sàng lắng nghe và diễn ra không quá lâu từ khi xe lăn bánh.
Hướng dẫn du lịch sẽ tiến hành thực đầy đủ theo lịch trình của chương trình tham quan xuyên suốt quá trình du lịch của đoàn khách. Cụ thể, những công việc của người hướng dẫn bao gồm: giới thiệu, thuyết minh điểm đến, quản lý đoàn, trả lời câu hỏi của du khách,… Đặc biệt, một trong những yêu cầu tối thiểu đối với hướng dẫn du lịch là phải có khả năng quan sát nhạy bén và linh hoạt để xử lý tốt các vấn đề phát sinh trong suốt chuyến đi.
Nhiệm vụ của hướng dẫn du lịch phải đảm bảo chỗ ăn, ngủ, nghỉ ngơi của đoàn khách du lịch được chỉn chu và thoải mái nhất. Do đó, người hướng dẫn sẽ thường xuyên làm việc với các cơ sở lưu trú. Để phối hợp tốt phục vụ khách du lịch tốt nhất tại các điểm lưu trú, hướng dẫn du lịch phải nắm vững những kiến thức bao gồm:
Mối quan hệ nghiệp vụ giữa hướng dẫn viên và du khách
Mối quan hệ giữa khách du lịch và hướng dẫn du lịch
Về mối quan hệ nghiệp vụ hướng dẫn du lịch với du khách thực chất là quan hệ kinh tế giữa 3 bên bao gồm: du khách (người mua dịch vụ), công ty lữ hành (người bán dịch vụ) và hướng dẫn du lịch (người đại diện cho đơn vị lữ hành thực hiện dịch vụ). Điều này có nghĩa là hướng dẫn du lịch có trách nhiệm phục vụ du khách dựa theo chương trình du lịch đã lên kế hoạch và thỏa thuận từ trước. Có thể nói, khách du lịch là người “nuôi sống” doanh nghiệp lữ hành và là người trả lương cho hướng dẫn du lịch. Đây là mối quan hệ quan trọng, quyết định sự thành bại của doanh nghiệp lữ hành, cần phải được xây dựng tốt để làm hài lòng du khách cũng như tăng cơ hội phát triển của công ty và nghề hướng dẫn du lịch.
Nghiệp vụ thông báo ăn sáng, trưa và chiều tại nhà hàng
Hướng dẫn du lịch cần thông báo số lượng khách hàng, lưu ý về thức ăn của khách hàng như ăn chay, thực phẩm dị ứng,.. cho nhà hàng lên thực đơn và báo trước thời gian đoàn sẽ đến nơi. Đồng thời, tiến hành kiểm tra thực đơn của của toàn bộ đoàn và bàn giao lại cho trưởng đoàn. Bên cạnh đó, hướng dẫn du lịch cũng sẽ thực hiện các công việc chuẩn bị bố trí bàn ăn, kiểm tra dịch vụ phục vụ trước khi ăn cũng như sẵn sàng phục vụ gọi thêm món hay thay món, hướng dẫn du khách trong khi ăn.
Nghiệp vụ thông báo check in và check out khách sạn
Thực hiện thủ tục nhận và trả phòng khách sạn cho đoàn khách du lịch
Hướng dẫn du lịch cũng chịu trách nhiệm làm thủ tục nhận và trả phòng khách sạn cho khách du lịch. Cụ thể, khi khách đã xuống xe, hướng dẫn du lịch thông báo du khách nhận hành lý, điểm tập trung tại sảnh khách sạn, thu giấy tờ tùy thân để làm thủ tục check-in và phát chìa khóa phòng cho khách. Ngoài ra, hướng dẫn du lịch cũng sẽ kiểm soát quá trình di chuyển hành lý của khách du lịch lên tận phòng.
Đối với thủ tục check-out, hướng dẫn du lịch sẽ thông báo trước với du khách về giờ báo thức, giờ trả phòng và thời gian xe lăn bánh. Đồng thời, tiến hành công việc ký xác nhận và chủ động thanh toán trước tiền phòng. Khi đến ngày trả phòng, hướng dẫn du lịch cần có mặt tại quầy tiếp tân để đón khách, kiểm tra hành lý và chào tạm biệt khách sạn.
Nghiệp hướng dẫn du lịch tổ chức sự kiện gala cho khách du lịch
Tùy thuộc vào số lượng và nhu cầu của khách du lịch, hướng dẫn du lịch có thể tổ chức một buổi gala gặp mặt ấm cúng có các trò chơi, phần thưởng hay các tiết mục văn nghệ giao lưu với khách. Cụ thể, để tổ chức tốt sự kiện gala, hướng dẫn du lịch cần phải thực hiện các bước chuẩn bị như: Tìm hiểu đơn vị tổ chức sự kiện, lên kịch bản chương trình sự kiện, dự kiến số người tham gia và khảo sát địa điểm tổ chức phù hợp.
Khi chuyến đi kết thúc, hướng dẫn du lịch cần viết báo cáo tổng kết chi tiết về những hoạt động, vấn đề liên quan đến chương trình du lịch theo quy định của công ty. Thông thường, báo cáo sẽ trình bày đầy đủ các thông tin về phương tiện, khách sạn, điểm tham quan,… và đề xuất ý kiến cải thiện chất lượng dịch vụ. Ngoài ra, hướng dẫn du lịch cũng phải liệt kê các khoản chi trong suốt chuyến đi cùng các chứng từ, hóa đơn hợp pháp để chứng minh.
